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Comment Soumettre Des Formulaires W-2 ?

Le formulaire W-2 est le relevé annuel de salaire et d’impôt que vous devez remettre à chaque employé pour le dépôt de sa déclaration de revenus personnelle. Ce formulaire comprend

  • Leur rémunération imposable totale (salaires, pourboires et indemnités) pour l’année
  • Sécurité sociale et rémunération médicale
  • Impôt fédéral sur le revenu, Impôt sur la Sécurité sociale et impôt sur l’assurance-maladie retenus
  • Autres informations sur les avantages imposables
  • Salaire imposable d’État et impôts d’État retenus

Avant d’envoyer les Formulaires W-2

Vous devez préparer un Salaire et une taxe W-2 Déclaration pour chaque salarié pour chaque année d’imposition et envoyer ce formulaire au salarié et à l’Administration de la Sécurité sociale (ASS).

Si vous ne déposez pas de formulaires W-2 en ligne, vous devez également préparer un formulaire W-3, résumant les informations incluses dans les formulaires W-2. Assurez-vous que les totaux de toutes les cases des formulaires W-2 pour vos employés correspondent au total de cette case sur le formulaire W-3. Vérifiez également que les informations de votre entreprise sont les mêmes.

Examinez ces autres erreurs courantes lors de la soumission des formulaires W-2 et W-3. Si vous faites une erreur et que vous devez corriger un formulaire W-2, vous devrez également soumettre un formulaire W-3 modifié.

Date d’échéance pour l’envoi des formulaires W-2

Chaque année, vous devez envoyer des formulaires W-2 à deux adresses différentes:

  • L’employé, afin qu’il puisse utiliser le formulaire W-2 pour sa déclaration de revenus
  • L’Administration de la Sécurité sociale (SSA), pour vérifier et classer les informations

Vous devez envoyer des formulaires W-2 aux employés avant le 31 janvier de l’année suivant les informations fiscales. Par exemple, vous devez envoyer les formulaires W-2 2020 aux employés d’ici le 31 janvier 2021.

La date limite pour déposer ces formulaires auprès de l’Administration de la Sécurité sociale est également le 31 janvier de l’année suivante.

Si vous envoyez les formulaires W-2, vous devez également envoyer un formulaire de transmission W-3 qui résume toutes les informations sur les formulaires W-2 que vous envoyez à la SSA.

Cette date peut changer dans une année où la date d’échéance est un week-end ou un jour férié. Dans ce cas, la date d’échéance est le jour ouvrable suivant. Cet article sur les dates d’échéance fiscale contient les dates correctes pour l’année fiscale en cours.

Obtenir une extension pour le dépôt des formulaires W-2

Vous pouvez obtenir une extension automatique de 30 jours pour le dépôt des formulaires W-2 auprès de la SSA, mais pas pour les formulaires que vous envoyez aux employés. Remplissez la demande de prolongation sur le formulaire 8809 et envoyez-la à l’adresse indiquée sur le formulaire. Vous pouvez également envoyer le formulaire par voie électronique via le système IRS FIRE (vous devrez d’abord vous inscrire).

Informations générales pour la soumission des formulaires W-2

Examinez les formulaires W-2 remplis pour vous assurer que toutes les informations sont claires et lisibles.

Faites une copie de la copie A et conservez-la dans vos fichiers pendant quatre ans.

Envoyez la copie rouge A de chaque formulaire W-2 à la SSA avec le formulaire de transmission W-3 pour tous les W-2. La SSA n’acceptera pas de photocopies de ce formulaire.

Remettez les autres copies (B, C et 2) du formulaire W-2 à l’employé.

Envoi des formulaires W-2 à la SSA par courrier

Envoyez les formulaires par le Service postal américain à l’Administration de la sécurité sociale au Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001.

Si vous déposez à la dernière minute et que vous devez utiliser un service de livraison privé tel qu’UPS ou Federal Express pour vous y rendre du jour au lendemain, l’adresse est différente: Data Operations Center, À l’ATTENTION de: W-2 Process, 1150 E. Mountain Drive, Wilkes-Barre, PA 18702-7997.

Les formulaires corrigés doivent être envoyés à : Data Operations Center, P.O. Box 3333, Wilkes-Barre, PA 18767-3333 si vous les envoyez par courrier ordinaire. Si vous les envoyez par service de livraison privé, utilisez la même adresse 1150 E. Mountain Drive que vous utiliseriez pour les copies originales envoyées pendant la nuit.

Envoi des formulaires W-2 à la SSA En ligne

Vous pouvez envoyer des formulaires W-2 en ligne à l’Administration de la Sécurité sociale via leur section Services aux entreprises en ligne.

Vous n’avez pas besoin d’inclure le formulaire W-3 si vous déposez les formulaires par e-file the le SSA calculera un total à partir des formulaires W-2. Il n’y a pas de prolongation de la date limite de dépôt du 31 janvier pour le dépôt en ligne. Vous pouvez également soumettre des formulaires corrigés en ligne.

Évitez les amendes et les pénalités en déposant à temps

Les pénalités pour dépôt tardif des formulaires W-2 sont sévères, alors déposez à temps si vous le pouvez. La pénalité pour production tardive est de

  • 50 form le formulaire si vous produisez dans les 30 jours suivant la date d’échéance
  • 1101 le formulaire si vous produisez plus de 30 jours après la date d’échéance, mais avant le 1er août
  • 2802 le formulaire si vous produisez après le 1er août, vous ne déposez pas de corrections ou vous ne déposez pas le formulaire requis.

Il y a des pénalités maximales pour chaque date d’échéance ci-dessus.

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